Werkkostenregeling

Wij vinden het belangrijk u te informeren over de werkkostenregeling die op 1 januari 2011 in werking is getreden. Deze nieuwe regeling heeft veel gevolgen voor werkgevers die vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven.

De werkkostenregeling maakt de fiscale regels voor vergoedingen eenvoudiger. De regeling komt er op neer dat u 1,4% van uw totale loonsom -hierna het forfait- onbelast mag vergoeden aan uw werknemers. Bij een loonsom van € 1.000.000 heeft u dus € 14.000 (€ 1.166 per maand) aan onbelaste kostenvergoeding te "verdelen". Hoe u die verdeelt, kan wel worden getoetst op gebruikelijkheid.

Betaalt u meer vergoedingen dan het forfait, dan moet u beslissen of u over het meerdere zelf belasting (80% eindheffing) gaat betalen of belasting gaat inhouden bij uw werknemers.

Dat is nogal een verschil, wellicht een reden de kostenvergoedingen aan te passen. U moet dan rekening houden met de afspraken die u in het verleden met uw werknemers hebt gemaakt. Voor een soepele invoering is tijdige voorbereiding raadzaam.

Voor bepaalde zakelijke kosten kunt u onbelaste vergoedingen betalen die buiten het forfait blijven. Het gaat dan bijvoorbeeld om reis- (€ 0,19 per km) en verblijfkosten, maaltijden en studiekosten. Zaken als de auto van de zaak en een dienstwoning tellen ook niet mee bij het forfait.

Verder wordt de waarde van bepaalde voorzieningen die u aan uw werknemers verstrekt of ter beschikking stelt, op nihil of op een vast bedrag gesteld. Het gaat dan om bijvoorbeeld consumpties en maaltijden op de werkplek, werkkleding, mobiele telefoon waarbij het zakelijk gebruik minimaal 10% is en laptops als het zakelijk gebruik minimaal 90% is.

Op de bijlage bij deze nieuwsbrief vindt u een overzicht van de verschillende vergoedingen/verstrekkingen en waarderingen.

De administratieve verwerking wordt met de regeling iets eenvoudiger. Voor de loonheffing van de werknemers hoeft u voor binnen het forfait vallende kostenvergoedingen geen bonnen meer te vragen of bewaren. Voor eventuele aftrek van BTW blijven bonnen/facturen op naam van u als werkgever echter cruciaal.

Of de werkkostenregeling voor u gunstig is, hangt van een aantal aspecten af. Als u nu vergoedingen betaalt die onder de gerichte vrijstellingen blijven vallen, krijgt u door het forfait extra ruimte voor onbelaste vergoedingen.

Betaalt u veel vergoedingen waarvoor geen gerichte vrijstellingen meer gelden of waarop de eindheffing al van toepassing was, dan zult u het forfait al snel overschrijden. (denkt u bijvoorbeeld aan kerstpakketten en personeelsfeest)

De werkkostenregeling gaat in per 1 januari 2011, maar tot 2014 mag u nog kiezen voor de huidige regels. U moet per jaar een keuze maken en uw keuze geldt voor alle werknemers.

Het is belangrijk dat de salarisadministratie op de hoogte is van uw keuze.

Wij adviseren u nu al actie te ondernemen rond het pakket arbeidsvoorwaarden dat u onder de nieuwe regeling na 1 januari 2011 wilt aanbieden. In de tijd gaat het om de volgende stappen:

1. Inventarisatie van kostenvergoedingen in het bedrijf

2. Bepalen van de gevolgen van de nieuwe regeling op de situatie

3. Keuze maken hoe u wilt omgaan met de gevolgen: wel/niet eindheffing c.q. wel niet aanpassen vergoedingen

4. Eventueel afstemming met personeel(svertegenwoordiging)

5. Aanpassingen arbeidsvoorwaarden en vastlegging daarvan

6. Communicatie hiervan richting werknemers

De financiële administratie moet vanaf januari 2011 worden ingeregeld op de nieuwe situatie.

Wanneer u gebruik maakt van het standaardrekeningschema (voor de financiele administratie) van ons kantoor wordt u verzocht, voor de vergoedingen/verstrekkingen die onder het forfait vallen, gebruik te maken van rekeningnummer 4075 Werkkostenregeling. Maakt u gebruik van een eigen rekeningschema, dan kunt u het beste een apart rekeningnummer hiervoor aanmaken.

Het is dus belangrijk dat u wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en vooral de vergoedingenstructuur tijdig aan ons doorgeeft.

Wilt u meer informatie of begeleiding bij de te maken keuzes, dan kunt u contact met ons opnemen.

Tot slot

Advies

Ingangsdatum

Gunstig of niet?

Lastenverlichting?

Uitzonderingen: gerichte vrijstellingen en (nihil)waarderingen

Eindheffing of inhouden?

Werkkostenregeling